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Prazos e-social: conheça aqui as multas para quem perde os prazos

fevereiro 14, 2019
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Tempo de leitura 7 min

Obrigatório desde julho de 2018 para todas as empresas com faturamento anual superior R$ 78 milhões, incluindo micro e pequenas empresas e as cadastradas no MEI, o eSocial está exigindo uma nova postura e habilidades técnicas do RH.

Se você é um analista do setor de recursos humanos, certamente deve estar tentando entender os impactos que esse sistema do governo federal pode gerar na organização ― especialmente com a perda dos prazos eSocial, que resulta em multas para o empregador.

Para que você entenda melhor o que muda no RH com a implantação do eSocial e, assim, evitar dores de cabeça com eventuais perdas de prazos no cadastro das informações de seus colaboradores, vamos explicar resumidamente o que é esse sistema e mostrar algumas multas que sua organização pode sofrer caso fique alguma pendência. Acompanhe as próximas linhas.

O que é o eSocial?

Em fase de implantação, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um sistema unificado que começou a ser discutido pelo governo federal há mais de 10 anos e já está em pleno funcionamento, embora conte com um cronograma de registro de informações que se estenderá até 2021.

Trata-se de uma ação integrada da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal (CEF) e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), com o objetivo de reunir em um único sistema todas as informações relativas ao cumprimento das obrigações trabalhistas, bem como a situação de cada empregado. Ali, são reunidas informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas, bem como informações previdenciárias e outros eventos importantes.

O eSocial está substituindo os vários sistemas de informações do governo e reúne 15 obrigações trabalhistas que ficam a cargo de todo empregador. São elas:

  1. CAGED ― Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
  2. CAT ― Comunicação de Acidente de Trabalho.
  3. CD ― Comunicação de Dispensa.
  4. CTPS ― Carteira de Trabalho e Previdência Social.
  5. DCTF ― Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
  6. DIRF ― Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
  7. Folha de pagamento.
  8. GFIP ― Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
  9. GPS ― Guia da Previdência Social.
  10. GRF ― Guia de Recolhimento do FGTS.
  11. LRE ― Livro de Registro de Empregados.
  12. MANAD ― Manual Normativo de Arquivos Digitais.
  13. PPP ― Perfil Profissiográfico Previdenciário.
  14. QHT ― Quadro de Horário de Trabalho.
  15. RAIS ― Relação Anual de Informações Sociais.

Fonte: Portal eSocial.

Como funcionam os prazos eSocial?

Um ponto muito importante a se atentar é quanto ao prazo do cadastramento e envio das obrigações trabalhistas. Como dissemos, algumas delas ainda permanecem em fase de implantação e estão atreladas ao cronograma oficial de envio de eventos para o eSocial, que vai se estender até janeiro de 2021.

Por outro lado, várias obrigações já estão em vigor, e o responsável do RH por enviar essas informações deve ficar atento para não perder prazos, o que acarreta multas para a organização.

Os eventos trabalhistas são divididos em 3 grupos (eventos de tabela, periódicos e não periódicos), e cada tipo tem seus próprios prazos e forma de registro. Por isso, o ideal é sempre consultar o Manual de Orientação do eSocial para observar o enquadramento da informação que se deseja enviar e observar os prazos.

Quais são as multas mais comuns no eSocial?

Como o processo de fiscalização das informações trabalhistas tornou-se muito mais simplificado, é preciso redobrar a atenção para que sua organização não sofra penalizações por conta de atrasos ou ingerências no envio dos registros.

Para exemplificar, separamos algumas multas muito comuns que podem ocorrer em caso de inobservância dos prazos eSocial. Confira!

Falta de comunicação nas admissões

Antes do eSocial, o empregador tinha até o dia 7 do mês subsequente para enviar as informações de contratação por meio do CAGED. No entanto, esse prazo mudou, e agora é preciso atualizar o sistema com a movimentação do empregado até 1 dia antes de ele iniciar suas funções. Do contrário, a multa varia entre R$ 402,53 e R$ 805,06 por colaborador e pode dobrar se houver reincidência.

Demora no registro de afastamento temporário

Todo afastamento temporário tem impactos nos direitos trabalhistas e previdenciários e, por consequência, nas obrigações tributárias. Nesse rol incluem-se as férias, auxílio-doença, licença-maternidade, acidentes, entre outros.

Não oferecer a informação correta sujeita que o empregador pague multas pesadas, as quais vão de R$1.812,87 a R$181.284,63, estipuladas pelo Ministério do Trabalho, conforme prevê o artigo 92 da Lei 8.212/9.

No caso de afastamento temporário, o prazo para envio das informações varia conforme o tipo de afastamento e número de dias em que o empregado ficará ausente. Para evitar problemas com prazos, o ideal é consultar a página 150 do Manual de Orientações do eSocial.

Omissão de alterações de contrato e cadastros de dados

Manter atualizados os dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, incluindo as alterações nos contratos, é uma das fases essenciais do eSocial, e ela cabe ao empregador. Baseia-se no artigo 41 da CLT.

Todas as informações devem ser inseridas no sistema até o dia 7 do mês seguinte às alterações contratuais. Se essa data for excedida, a multa varia entre R$201,27 a R$402,54.

Negligência no depósito do FGTS

Com base no artigo 23 da Lei 8.036/90, deixar de efetuar pagamento das parcelas do FGTS, bem como efetuá-las após notificação, pode gerar multas. Os valores variam entre R$10,64 e R$106,41 por empregado, e podem ser cobrados em dobro em caso de reincidência ou fraude.

É importante saber que, apesar da adoção do sistema eSocial, nada mudou em relação aos prazos. O limite para o recolhimento mensal do FGTS é até o dia 7 do mês seguinte. No caso do FGTS rescisório, são contados 10 dias a partir do término do contrato de trabalho, independentemente do aviso prévio adotado.

Demora no lançamento da folha de pagamento

A folha de pagamento merece atenção especial do RH por se tratar de um subsistema bastante afetado pelo eSocial. Como há a exigência de várias informações sobre a relação empregador-empregado, se não ocorrer o envio dos documentos dentro dos padrões estabelecidos pelo sistema, a multa é bem alta, com valor inicial de R$ 1.812,87. O prazo é até o dia 7 do mês seguinte.

Atraso na entrega do RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) encontra fundamentação no artigo 25 da Lei 7.998/90. Trata-se de um conjunto de informações essenciais ao eSocial, pois gera uma série de insumos para:

  • controle da legislação trabalhista;
  • controle da arrecadação do FGTS e concessão de benefícios previdenciários;
  • estatísticas salariais;
  • identificação dos trabalhadores que têm direito ao PIS/PASEP.

As datas de entrega são variáveis e costumam acontecer entre os meses de janeiro e março. Perder o prazo significa pagar no mínimo R$425,64 de multa, com acréscimo de R$106,40 a cada bimestre de atraso.

Como você pôde observar, cometer erros no envio de informações ou negligenciar o prazo eSocial para cada evento trabalhista pode gerar uma série de problemas e, sobretudo, afetar o caixa da sua organização. Por isso, se você ainda não está preparado para agir diante dessa nova realidade, tire suas dúvidas o mais rápido que puder.

Para ajudar você, preparamos um artigo com os principais pontos do eSocial. Continue conosco!

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