Se você é gestor ou profissional de RH, já deve ter ouvido falar do eSocial, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. O programa foi criado pelo Governo Federal em 2014, mas só se tornou obrigatório para todas as empresas em 1º de julho de 2018.
Se você ainda tem dúvidas sobre o funcionamento do eSocial, ou quer entender melhor as vantagens da plataforma para sua empresa e seus colaboradores, continue a leitura!
1. O que é o eSocial?
O eSocial é uma iniciativa do Governo para organizar, padronizar e unificar o envio das informações relacionadas às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. O projeto visa a facilitar a auditoria e a investigação de irregularidades, inconsistências e fraudes que podem indicar sonegação de impostos.
Além de modernizar os processos que envolvem as obrigações fiscais e reduzir a burocracia, o eSocial deve facilitar a rotina de gestores e empreendedores, que podem utilizar um único sistema para cumprir vários procedimentos.
A implantação do eSocial é obrigatória para pessoas físicas que tenham empregados e para pessoas jurídicas (inclusive MEI) que empreguem colaboradores nas mais diversas relações trabalhistas, como:
- celetistas;
- estatutários;
- cooperados;
- autônomos;
- trabalhadores avulsos ou sem vínculo empregatício;
- estagiários.
O sistema envolve a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), a Caixa Econômica Federal (CEF) e os Ministérios da Previdência Social e do Trabalho e Emprego.
2. Quais obrigações estão incluídas no eSocial?
A plataforma do eSocial contempla diversas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, que são enviadas de maneira unificada pelo empregador nas datas determinadas pelo sistema. São elas:
- CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD — Comunicação de Dispensa;
- CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- folha de pagamento;
- GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- GPS — Guia da Previdência Social;
- GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
- LRE — Livro de Registro de Empregados;
- MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
- PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- PPRA — Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
- RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.
A partir de julho de 2018, as empresas devem enviar, pelo portal do eSocial, os parâmetros iniciais exigidos pelo projeto, as informações cadastrais dos colaboradores e os registros das folhas de pagamento mensais, além de comunicar as admissões, demissões e acidentes de trabalho.
Porém, é importante ressaltar que, durante o período de adaptação, as empresas deverão cumprir com as obrigações atuais e com o eSocial, até que o sistema seja totalmente unificado.
3. Quais os benefícios do programa?
À primeira vista, a implantação do eSocial pode parecer apenas uma alteração na forma de envio de documentos fiscais e trabalhistas, sem grandes vantagens para as empresas. Porém, o uso da plataforma tem diversos pontos positivos para os empregadores, como:
- diminuição da burocracia relacionada às obrigações da empresa perante o Governo;
- melhora na organização das informações dos colaboradores;
- possibilidade de automação de tarefas;
- atualização do cadastro do quadro de pessoal;
- otimização da gestão de pessoas;
- rapidez no acesso aos dados relevantes dos colaboradores;
- eliminação dos arquivos em papel (armazenamento dos registros online);
- redução das despesas com manutenção de documentos;
- maior transparência e segurança jurídica;
- aumento da credibilidade da empresa perante clientes, fornecedores e instituições.
No entanto, os benefícios não se limitam apenas aos gestores e à organização; os colaboradores também têm muito a ganhar com a adoção do eSocial.
Com a ferramenta unificada, os trabalhadores podem se assegurar do cumprimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários, uma vez que o programa prevê o registro de todas as informações relativas aos pagamentos, condições de trabalho, funções desempenhadas e outros dados relevantes ao contrato.
Outra vantagem importante diz respeito à diminuição nos erros de cálculos das contribuições e obrigações fiscais: como a geração das guias será feita de forma automática pelo sistema, a exatidão dos valores é garantida com transparência e responsabilidade.
4. Como preparar a empresa para o eSocial?
O primeiro passo para implantar o programa em sua empresa é obter o Certificado Digital, um documento eletrônico que garante a confiabilidade das operações virtuais. Para a plataforma do eSocial, é necessário um certificado modelo A1 ou A3, no padrão ICP Brasil. Além disso, é importante verificar a compatibilidade do sistema utilizado pela empresa nas operações digitais com os arquivos aceitos pelo portal do eSocial.
Outra etapa fundamental para o cumprimento das obrigações do projeto é atualizar e cadastrar o histórico de todos os colaboradores da empresa.
O envio das informações pode ser feito pelo portal do eSocial ou pelo próprio sistema utilizado pela empresa, desde que ele ofereça essa funcionalidade. O prazo para o envio dos dados referentes à folha de pagamento dos colaboradores deve obedecer os prazos determinados pela legislação, que não mudam (até o dia 7 do mês subsequente).
5. Como evitar multas e penalidades?
As sanções previstas em caso de atraso no envio das informações e na falta do cumprimento das obrigações podem ser bastante significativas. Falhas no depósito do FGTS, por exemplo, podem gerar multas que variam de R$ 10 a R$ 106 por empregado. Já a não comunicação de admissão dentro do prazo implica multa de R$ 800 a R$ 6.000 em caso de reincidência. Informações insuficientes no cadastro dos colaboradores, por sua vez, podem custar à empresa cerca de R$ 600 por pessoa.
Para evitar prejuízos financeiros e transtornos, é importante cumprir todas as exigências do programa e os requisitos legais do eSocial. Vale lembrar que o portal é apenas uma nova ferramenta para o envio das informações, de maneira simplificada e sem burocracia, e não implica um regime tributário diferenciado.
Preparar-se para a implantação do eSocial é responsabilidade de todas as empresas que atuam em território nacional. Por isso, é fundamental ficar atento ao cronograma, manter registros atualizados, providenciar o Certificado Digital e cumprir os prazos estabelecidos pelo programa.
E você, já se informou sobre o eSocial? Quais as suas expectativas com a implantação do programa? Para se manter atualizado e continuar recebendo nosso conteúdo, siga-nos nas redes sociais: estamos no Facebook, no Instagram, no Twitter e no LinkedIn!
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