Ter colaboradores trabalhando fora da sede da empresa implica em uma visão estratégica sobre a gestão de equipes externas por parte dos coordenadores, a fim de garantir que o atendimento aos clientes não deixe a desejar, e a produtividade se mantenha em alta.
Normalmente, as equipes externas são bastante ligadas às vendas e prestação de serviços. Portanto, precisam ter autonomia suficiente para resolver problemas sozinhas e a capacidade de autogerenciamento, de maneira a manter a eficiência e propagar uma imagem positiva da empresa.
Com isso, seus colaboradores externos necessitam contar com total respaldo da organização para o que precisarem e receber um bom direcionamento para melhor atuação. Dessa forma, o alinhamento entre a equipe externa, coordenadores e os objetivos da empresa devem propiciar engajamento, boa comunicação e suporte para melhor desempenho de quem está na rua.
Para que você tenha insights de como gerir equipes externas com eficiência, neste post trazemos 5 dicas infalíveis. De bônus, apresentamos também alguns erros que afetam a produtividade e, por isso, devem ser evitados. Continue conosco!
1. Trace um planejamento e defina metas
Com o objetivo de aumentar a produtividade, cada membro da equipe externa precisa conhecer as próprias atribuições e o que deve entregar diariamente. Assim, estruturar um planejamento de trabalho, com metas bem definidas a cada profissional, é essencial para dar a eles um norte de atuação no âmbito individual e coletivo.
E não importa qual é o tipo de trabalho que suas equipes desempenhem. Seja vendas, atendimento ao público, assistência médica ou até serviços de manutenção domiciliar e construção, os colaboradores devem ter metas a cumprir, a fim de garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados.
Por esse motivo, você deve alinhar com seu time externo metas tangíveis, de curto, médio e longo prazos, responsáveis por manter os colaboradores motivados ao longo do trajeto e permitir que eles tenham o empenho necessário para cumpri-las.
Vale lembrar que, para o planejamento funcionar, o gestor deve conhecer a realidade da equipe externa e ter a ciência dos problemas que enfrenta. E, com isso, propor soluções.
2. Use a tecnologia a seu favor
Na era digital, é impossível pensar na gestão de equipes externas sem o auxílio da tecnologia. A utilização de aplicativos e plataformas online, bem como de softwares, permite que o fluxo de informações se torne centralizado e todos consigam uma comunicação mais alinhada.
Por meio do uso dessas ferramentas, todos os membros da equipe e os próprios gestores conseguem tomar ciência de como está o trabalho dos colaboradores e quais são as demandas desse time. A partir disso, é possível solucionar problemas e tomar decisões mais eficazes, além de promover uma interação mais coesa.
Veja algumas das funções dos softwares de gestão:
- agendamentos de serviços e visitas;
- geolocalização;
- horários de entregas;
- notificações sobre tarefas;
- visualização de quadro de tarefas;
- distribuição de tarefas;
- mensagens instantâneas;
- feedbacks de atendimento;
- observações dos clientes;
- marcação de visitas;
- marcação de ponto.
3. Garanta pontualidade e controle do tempo
Aproveitando que falamos em tecnologia, podemos citar que ela ajuda a resolver uma problema básico de qualquer equipe externa: controlar o tempo e a pontualidade dos colaboradores, especialmente porque o fato de estarem na rua os sujeita a adversidades, como problemas no trânsito, mau tempo, quebra dos seus veículos e até roubos.
Mas a tecnologia é um apoio. Neste caso, ela deve ser entendida como meio, em vez de fim. Ou seja, os gestores precisam estabelecer políticas de treinamento que permitam à equipe externa driblar essas intempéries que desestabilizam a rotina de trabalho.
E aí volta a ajuda da tecnologia. Em vez de o colaborador ter que se dirigir à empresa, por exemplo, para saber qual seu itinerário naquele dia, ele passa a ter, por meio dos aplicativos, um mapa geral de seu trajeto e consegue estar em permanente contato com os coordenadores.
4. Crie campanhas de incentivo
Para que as equipes externas não fiquem desmotivadas nem percam produtividade, é importante que os gestores adotem campanhas de incentivo. Tendo papel estratégico no cumprimento de metas, essas ações podem incluir prêmios e comissões pelos bons resultados alcançados em determinado período de tempo.
As campanhas de incentivo também são importantes para que a competição saudável seja estimulada, e os colaboradores se sintam motivados a ampliar seu desempenho. Para tanto, é importante traçar o perfil de todas as equipes externas e desenvolver campanhas que favoreçam o tipo de tarefa que elas devem entregar.
Ainda, é fundamental determinar um período para a realização dessa espécie de “força-tarefa”, a fim de que os colaboradores consigam mensurar o esforço necessário para alcançar o que foi proposto.
5. Seja uma peça-chave no desenvolvimento do time
Como as equipes são formadas por profissionais com diferentes perspectivas e habilidades, bem como estão em diferentes momentos de suas carreiras, é importante que o gestor atue como peça-chave na liderança dos programas de capacitação profissional.
Ele deve reconhecer quais são as habilidades a serem desenvolvidas a fim de fazer com que o grupo fique alinhado e consiga receber com facilidade tarefas desafiadoras. Por isso, boas oportunidades de aprendizado devem ser criadas para cada membro do time.
Além disso, no dia a dia, é muito importante que o gestor esteja presente para ajustar a rotina de trabalho, auxiliar nas dúvidas, corrigir o que for necessário e fornecer feedbacks consistentes ― especialmente que contribuam no aumento do desempenho.
Por fim, como parte da estratégia de desenvolvimento, ainda que as equipes trabalhem externamente, elas precisam sentir-se integrantes da organização. Nesse sentido, o líder é a ponte entre a sede e a equipe itinerante.
Quais erros de gestão podem prejudicar a produtividade das equipes externas?
Como a produtividade é o motor do trabalho das equipes externas, se os gestores não tiverem a consciência da necessidade de agir com estratégia, certamente terão de lidar com vilões que prejudicam os resultados do negócio e até mesmo afastam clientes. Entre eles, mau atendimento, erros, retrabalhos, perda de oportunidades e volatilidade de colaboradores.
Por isso, separamos uma lista com alguns dos principais erros de gestão de equipes externas que prejudicam notavelmente a produtividade. São eles:
- deixar de acompanhar a rotina da equipe, a evolução dos projetos e conferir os resultados das metas;
- não usar canais de comunicação direta entre o escritório e os membros da equipe, de maneira integrada;
- deixar a equipe externa sem supervisão, orientação e informações claras para ter entregas compatíveis com os objetivos da empresa;
- não realizar reuniões periódicas, tanto coletiva quanto individualmente, para alinhar estratégias, fornecer ou ouvir feedbacks.
Como você viu, uma boa gestão de equipes externas precisa ter uma abordagem tanto pessoal, com foco nas relações humanas, quanto estratégias, a fim de otimizar processos e facilitar o cumprimento das metas estabelecidas. Nunca se esqueça de que um bom gestor age com naturalidade, deixa as pessoas confortáveis e torna-se um exemplo a ser seguido por todo o time.
E como o assunto é gestão de pessoas, sabemos que o controle do tempo é um dos principais desafios para os gestores. Então, sugerimos que você fique conosco e leia este artigo sobre a importância do relógio de ponto eletrônico nas empresas.
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