Com tantas mudanças nas relações de trabalho e alterações na estrutura das jornadas, o registro do ponto ratifica-se como ferramenta essencial para resguardar empregador e empregado. E quanto maior a eficácia, menores os riscos de incorrerem problemas jurídicos e ações trabalhistas. Por isso, é importante lançar mão da tecnologia e escolher o software de controle de ponto que mais se adeque à realidade de sua organização.
De acordo com o tamanho da empresa, é provável que cada setor tenha uma rotina de trabalho específica, com horários ajustados às jornadas individuais, as quais podem incluir horários intermitentes, trabalho remoto e plantões, por exemplo. Dessa maneira, o controle precisa ser bastante ágil, eficiente e seguro, a fim evitar erros e fraudes.
Sem o uso da tecnologia, esse controle torna-se muito mais demorado e sujeito a um sem-número de falhas. Felizmente, o mercado já conta algumas soluções digitais bastante eficazes e de acordo com a legislação de controle eletrônico de ponto.
Mas você sabe o que considerar na hora de escolher o melhor software de controle de ponto? Para ajudá-lo nessa decisão, escrevemos este artigo com várias dicas e explicações. Confira a seguir!
Fique atento às funcionalidades do software
Primeiramente, compare as funcionalidades dos softwares existentes no mercado e identifique aqueles que oferecem melhores opções para atender às necessidades de sua empresa. Os mais modernos incluem um sistema de apuração completo, capaz de monitorar o registro do ponto de qualquer lugar, com alta confiabilidade.
Se sua empresa conta com colaboradores que cumprem a jornada de trabalho externamente, também é importante garantir que eles façam o lançamento da presença. Para tanto, opte por softwares de controle de ponto com versão mobile, como os que utilizam recursos de geolocalização. Esses sistemas marcam o ponto do colaborador de forma online e dizem de forma exata onde eles estão naquele momento.
Independentemente da realidade de sua empresa, verifique os seguintes diferenciais:
- armazenamento de dados em nuvem;
- histórico de presença;
- facilidade de consulta aos lançamentos;
- registro do ponto via smartphone;
- serviço de geolocalização;
- extração de relatórios coletivos e individuais;
- cálculos automáticos;
- consulta a horas extras e bancos de horas;
- design intuitivo;
- notificações aos usuários.
Veja se a implementação é facilitada
Como o processo de atualização do sistema de ponto precisa ser ágil, opte por softwares que garantam uma instalação rápida e funcional. Por isso, escolha os sistemas com os recursos de nuvem, possíveis de ser utilizados de maneira intuitiva e sem necessidade de grandes treinamentos.
Dessa forma, você evita que o departamento de RH pare as atividades por um longo período de tempo até ser concluída a instalação. Tampouco será necessário realizar sessões de treinamento para que seus colaboradores aprendam a realizar a marcação do ponto.
Certifique-se de que o sistema de segurança dos dados é confiável
É importante que o software possua um sistema de segurança eficaz, que garanta a segurança dos usuários e esteja livre de fraudes. Para tanto, verifique quais são os certificados utilizados e como o software se comporta contra possíveis invasões de hackers, roubo de dados ou mesmo alterações manuais nas informações ali registradas.
Além disso, uma das principais vantagens do uso de um software de controle de ponto é que, como o armazenamento acontece na nuvem, é possível realizar backups dos dados, estar a salvo de vírus ou mesmo de ter arquivos perdidos ou corrompidos por erros no sistema.
Observe a compatibilidade do sistema e a agilidade no uso
Como dissemos acima, a implementação deve ser facilitada. Por esse motivo, verifique se há compatibilidade do software com os equipamentos utilizados na empresa e pelos colaboradores (smartphones, PCS, tablets), de acordo com o sistema adotado por esses aparelhos. O ideal é que o software consiga rodar universalmente e ser baixado em qualquer dispositivo.
Além disso, é importante que o processo de marcação do ponto seja rápido para evitar estresse e problemas relacionados a atrasos por conta de deficiências do sistema. Em geral, a marcação do ponto não pode durar mais que 10 segundos.
Veja como o software contribui para melhor autogestão do tempo
Este item é importante porque recai diretamente sobre o clima organizacional. Uma das queixas mais frequentes dos colaboradores de qualquer organização é a sensação de vigilância para que “não façam nada de errado”.
Por isso, o software de controle de ponto também pode auxiliar na eliminação desse clima de mal-estar e incentivá-lo à autogestão do seu tempo, ajudando por meio do envio de notificações.
Por exemplo, em caso de o colaborador se esquecer de marcar o ponto no início de sua jornada, ele recebe um lembrete em seu dispositivo. O mesmo vale para avisá-lo de que está chegando a hora do almoço ou o fim do experiente.
Ao receber um aviso, torna-se muito mais fácil lembrar-se do registro do ponto e evitar pendências que possam gerar consequências desagradáveis.
Pesquise se o software é reconhecido no mercado
Por fim, esteja atento ao nível de reconhecimento do software pelo mercado. Procure entrar em contato com outras organizações que já utilizam o sistema pesquisado e pergunte qual o nível de satisfação. Além disso, pesquise em sites de atendimento ao consumidor sobre a qualidade do serviço em caso de reclamação, como tempo de resposta e se o impasse foi solucionado.
Mas, sobretudo, adquira um software que seja desenvolvido por uma empresa confiável, com larga experiência no mercado e excelente reputação. Isso inclui oferecer um produto de tecnologia avançada, com excelente custo-benefício e, principalmente, ter uma equipe a postos para ajudá-lo.
Ao procurar o melhor software de controle de ponto, tenha sempre em mente que o sistema escolhido precisa ser capaz de somar uma série de quesitos, como processos consistentes e otimizados, fácil utilização, tecnologia moderna e comprometimento da equipe fornecedora do serviço. Dessa maneira, sua gestão ganhará eficiência, e você terá condições plenas de avaliar o desempenho dos seus colaboradores e melhorar a produtividade da empresa.
Então, se você busca as melhores soluções em controle de ponto e acesso, entre já em contato com a RWTECH por meio de um de nossos canais de atendimento ao cliente. Teremos o maior prazer em apresentar nossos serviços e tirar todas as suas dúvidas!
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