O controle de ponto no Excel ainda é praticado em algumas empresas. No entanto, apresenta certos riscos que podem resultar em perdas ao empreendimento e ao time de trabalho, além do próprio setor de RH. Para a maioria dos negócios, uma simples planilha não é suficiente para controlar os horários e a jornada de trabalho dos talentos. Então, os erros se tornam recorrentes e afetam a produtividade na gestão de pessoas.
Hoje, vamos mostrar por que há sérios riscos de fazer o controle de ponto no Excel e o que fazer sobre isso. No fim, também explicaremos qual a melhor solução para sua empresa. Portanto, continue com a leitura!
Quais os 7 principais riscos de contar com o Excel?
O Excel tem muitas utilidades, porém, ele certamente não foi projetado para fazer o controle de ponto. Suas funcionalidades são restritas e o sistema apresenta graves limitações. Confira:
1. Insegurança dos dados
Primeiro, há a insegurança dos dados. Existem muitas situações em que a planilha pode ser corrompida, prejudicada intencionalmente ou excluída do sistema. Nesses casos, o RH terá um sério problema em mãos.
2. Desinteresse dos empregados
Muitos profissionais não se preocupam em assinar diariamente o caderno de horários (principal fonte para os dados do Excel), o que prejudica o controle. Além disso, resulta em mais trabalho para os profissionais de RH.
3. Pouca produtividade
Toda a planilha é preenchida de maneira manual, afinal, não existe um sistema de controle de ponto. Isso significa que o profissional de RH poderá gastar horas do seu dia alimentando o Excel, enquanto poderia praticar a gestão de equipes.
4. Erros nos cálculos de horas
O cálculo das horas é algo delicado. Quando ocorre um erro, a organização e/ou o colaborador são prejudicados. Como o sistema Excel não foi projetado para o controle do ponto e as informações são inseridas manualmente, a probabilidade de deslizes se torna muito maior.
5. Problemas judiciais
Caso os empregados se sintam lesados ou achem que existe algo errado no controle da jornada, poderão recorrer judicialmente. A empresa, que não conta com tecnologia apropriada, terá maiores dificuldades de comprovar os registros de horários e poderá ter complicações judiciais.
6. Riscos de fraude
Mesmo que protegido por senha, o Excel é um sistema popular e suscetível às fraudes. Um profissional mal intencionado e com o mínimo de conhecimento em Tecnologia da Informação poderia ter acesso à planilha.
7. Retrabalho por erros
Como visto até aqui, existem muitos riscos. Da possibilidade de fraude até o desinteresse da equipe de trabalho, o que leva a uma série de erros. Por consequência, é natural que os profissionais de RH tenham que promover reajustes e trabalhar novamente para adequar o registro da jornada de trabalho.
Qual a solução para fazer um controle de jornada eficiente?
O RH tem passado por um forte movimento de modernização. Muitos dos atuais processos já podem ser digitalizados e até automatizados, dependendo do tipo de tecnologia que é empregada no dia a dia. Para o controle do ponto, é recomendado que o RH conte com hardwares e softwares especializados.
No caso do hardware, o empregado poderá informar sua chegada ou saída por meio de registros biométricos (com a digital, por exemplo) ou por meio do cartão de ponto. Logo, terá mais facilidade e agilidade no processo.
As informações serão recebidas pela equipe de RH por meio do software de controle de ponto. Ela poderá verificar os registros, fazer mudanças e imprimir relatórios completos. Assim, ganhará em produtividade. Essa modernização é importante, mas é preciso saber escolher a ferramenta ideal. Obviamente, nem todos os hardwares ou softwares têm a qualidade, a durabilidade e a modernidade adequadas às demandas da empresa.
Para fazer a melhor escolha, é preciso conhecer o fornecedor da solução, estudar as funcionalidades do sistema e avaliar quais outras empresas usam o hardware e/ou software. Assim, há mais chances de acerto.
Como a tecnologia gera vantagens ao controle de ponto?
Existem muitas vantagens de contar com uma tecnologia planejada especificamente para o controle do ponto e a jornada de trabalho. No entanto, podemos condensá-las em 3 principais. Descubra!
Aumento da produtividade
O setor de Recursos Humanos nem sempre é produtivo. Há uma série de tarefas mais burocráticas que demandam muito tempo e energia dos colaboradores de RH. Ao contar com a tecnologia certa, porém, muitas tarefas podem ser automatizadas. No caso do controle de ponto, os registros de horário são automaticamente enviados para o sistema e, depois, é possível imprimir relatórios, monitorar indicadores e administrar as informações desejadas. Tudo com rapidez e facilidade.
Existem muitas consequências positivas da maior produtividade, como a economia de recursos financeiros, a otimização do expediente de trabalho e a possibilidade de focar nas atividades-fim da gestão de pessoas.
Segurança no uso dos dados
O software destinado ao controle de ponto apresenta maior segurança. Em primeiro lugar, todo usuário precisa de login e senha para ter acesso, o que dificilmente pode ser corrompido por gente mal intencionada. Outra vantagem está no arquivamento dos dados — as informações são salvas na nuvem, o chamado cloud computing. Logo, mesmo que aconteça algo com o servidor da empresa, as informações estarão em segurança.
Por fim, há menores riscos de erro humano. Como as informações são extraídas automaticamente do relógio de ponto, os gestores de RH se limitam a administrar os dados e não precisam inseri-los manualmente no sistema.
Modernização do setor de RH
Por fim, é preciso considerar a modernização do próprio setor de RH. Em um mercado que demanda respostas cada vez mais rápidas e acertadas, contar com processos obsoletos não é a melhor opção. O controle por meio de sistemas dedicados à gestão da jornada de trabalho ajuda a melhorar as rotinas de departamento pessoal e também soma inovação e contribui para que toda a empresa seja competitiva.
Como é possível observar, o controle de ponto no Excel não é a medida indicada. São muitos os riscos, como erros nos cálculos, fraude e problemas judiciais. Uma solução é apostar em hardwares e softwares modernos. Para tanto, conte com um fornecedor que tenha credibilidade e experiência no segmento.
Gostou do nosso artigo? Aproveite para entrar em contato conosco e descobrir a solução que temos para você. Vamos lá!
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