A Transformação Digital está modificando a passos largos os processos internos das empresas, incluindo a gestão de pessoas. Com jornadas de trabalho mais flexíveis, equipes multidisciplinares descentralizadas e a ampliação do teletrabalho, o controle do ponto tem se tornado cada mais desafiador.
Por outro lado, o ponto mobile pode ser a solução que faltava para otimizar essa etapa da gestão e garantir informações corretas, eficazes, transparentes e livres de fraudes, tanto por parte dos colaboradores quanto das próprias organizações.
A fim de que você compreenda quais os benefícios de implantar o ponto mobile em sua empresa, criamos este artigo sobre o assunto. Acompanhe as próximas linhas!
O que é e como funciona o ponto mobile?
Tradicionalmente, o ponto eletrônico corresponde a um equipamento instalado nas dependências da empresa para os colaboradores marcarem seus horários de chegada e saída, por meio de biometria ou cartão. Organizações mais modernas associam o ponto eletrônico às catracas de acesso, e as informações são armazenadas em um sistema interno.
O ponto mobile, por sua vez, é uma inovação para isso tudo, especialmente quando a jornada de trabalho tem certo grau de complexidade e não se limita ao horário comercial regular.
Trata-se de um sistema que permite a marcação do ponto via web, por meio de um aplicativo instalado no smartphone do profissional ou via computador, acessando um site com seu login e senha. Todas as informações ficam registradas de maneira segura em um banco de dados online.
Atreladas ao sistema do ponto mobile há diversas funcionalidades que farão total diferença na hora de analisar as informações ali registradas. Vejamos algumas delas a seguir.
Alertas
Uma vez que as jornadas de trabalho estão cadastradas no sistema do ponto mobile, é possível criar alertas para lembrar o colaborador de marcar seu ponto. Isso evita que o RH tenha de realizar muitos ajustes nas informações registradas antes produzir a folha de pagamento.
Tratamento de ponto
O tratamento de ponto é uma rotina comum em qualquer empresa. Justificativas médicas, marcação de ponto com erros, conferência de banco de horas, cálculo de horas extras, adicionais noturno, enfim… Um sem-número de informações que tornam o processo bastante complicado. Com o ponto mobile, o tratamento de ponto pode ser realizado diretamente na plataforma do aplicativo, via relatórios ou em software associado.
Relatórios
Uma das principais funcionalidades é a emissão dos relatórios com todas as informações de ponto dos colaboradores. Essas informações são organizadas automaticamente pelo sistema e podem ser impressas para conferência pelo colaborador. Uma vez colhida a assinatura dele, esses relatórios seguem para o setor responsável pela confecção da folha de pagamento.
Segurança
Para garantir que não sejam realizadas marcações de ponto indevidas, os sistemas de ponto mobile contam com diversos recursos de segurança que os tornam muito mais seguros que relógios de ponto eletrônico comuns. Alguns deles são:
- geolocalização (o ponto só pode ser marcado em alguns bairros, cidades ou estados);
- biometria (impressão digital, reconhecimento facial, foto);
- reconhecimento de IP (o ponto só pode ser batido em uma mesma rede);
- cercas eletrônicas (o ponto só pode ser batido em um local predeterminado).
Quais as vantagens desse sistema?
Com todas essas funcionalidades, é dispensável dizer que o ponto mobile é muito mais seguro e eficiente que outros sistemas de registro de ponto eletrônico. Mas, para que os benefícios da adoção do sistema mobile em sua empresa fiquem mais claros, veja agora algumas vantagens para a gestão de pessoas.
Economia de tempo
O ponto mobile, de fato, agiliza todo o processo de marcação do ponto. Um exemplo disso é a extinção das conhecidas filas junto aos relógios de ponto. Além disso, todo o trabalho manual do RH de analisar as informações dos colaboradores é totalmente agilizado, já que esses dados são gerados de forma automática.
Menor custo de manutenção
As melhores empresas de ponto mobile contam com suporte que pode ser acionado em caso de algum problema. Em relação ao custo de manutenção de um relógio de ponto convencional, o investimento aí realizado é muito menor e, às vezes, pode até já estar incluído no contrato.
RH mais estratégico
A análise das informações de ponto constitui um trabalho repetitivo e, não raro, entediante. Com a automatização do processo, o RH pode focar seu trabalho em atividades estratégicas que favoreçam maior sofisticação à gestão de pessoas e contribuam com o aumento da produtividade na empresa.
Controle de ponto na palma das mãos
O ponto mobile também possibilita que os gestores tenham acesso às informações de ponto dos colaboradores diretamente em seus smartphones. Esse é um facilitador, já que o sistema online permite acesso a qualquer hora e em qualquer lugar.
O ponto mobile é legal?
Sim. O ponto mobile é um recurso totalmente legal, uma vez que sua utilização está amparada pelas normatizações do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Em 2009, o órgão lançou a portaria 1510, na qual disserta a respeito dos procedimentos necessários para implantação do ponto eletrônico. Mais tarde, em 2011, a portaria 373 atualizou o primeiro documento ao inserir regras para a utilização de formas mais modernas de gestão desses dados, a exemplo dos softwares.
É caro implantar o ponto mobile na empresa?
Realmente não. Algumas empresas vendem o software, outras atuam com um sistema de assinatura que cobra um valor na faixa dos R$ 5 por colaborador que efetivamente bate o ponto. Diferentemente de relógios de ponto eletrônico, que podem ter valores superiores a R$ 2 mil e exigir manutenções periódicas caras, o ponto mobile é um grande facilitador.
Em geral, no contrato do ponto mobile normalmente está incluído todo um pacote de serviços, incluindo o suporte que comentamos. Com isso, é muito mais fácil realizar uma previsão orçamentária e contar com um serviço que realmente beneficie a empresa.
Uma das principais vantagens da adoção de novas tecnologias no RH é tirar o foco do serviço burocrático que sempre existiu no setor. Uma vez que existem recursos digitais comprovadamente eficazes, não há mais justificativa para que o setor continue engessado nessas atividades administrativas demoradas.
Ao otimizar esse processo, os profissionais podem se debruçar sobre a realidade dos colaboradores e, inclusive, conferir seu real desempenho a partir dos próprios dados gerados pelo ponto mobile. Assim, o setor pode realmente contribuir com a gestão de pessoas e a tomada de decisão na empresa.
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