A maioria das empresas opta por ter funcionários que não trabalham o tempo inteiro dentro da organização (representantes, vendedores externos ou demais cargos home-office). Entretanto, há uma série de dificuldades relacionadas a como fazer a gestão de funcionários externos.
Afinal, não há como ter a certeza de que o funcionário está, de fato, cumprindo com todas as suas obrigações. Caso ele não esteja, a empresa perde clientes, entra no prejuízo e desperdiça o investimento naquele profissional.
Por isso, ter uma boa gestão é essencial para otimizar a produtividade dos mesmos e garantir o crescimento dos negócios. Vamos conferir como fazer isso? Venha conosco, que ensinaremos tudo sobre o assunto!
1. Estabeleça bons e eficazes canais de comunicação
É fundamental ter bons canais de comunicação, para que a sua equipe interna se comunique com a externa. A tecnologia ajuda nesse processo: com o acesso à internet, existem diversos aplicativos e softwares que permitem que esses relacionamentos sejam eficientes.
Afinal, é essencial ter contato diário com os vendedores externos para conferir como está o andamento do trabalho.
2. Solicite relatórios diários
Para ter a certeza de que o funcionário está realizando todas as suas atividades, solicite relatórios diários. Assim, você acompanha o seu desempenho e controla a sua produtividade.
Tenha um modelo pronto de relatório em que apareçam as metas e as atividades que o funcionário conseguiu desempenhar naquele dia. Assim, a gerência pode dar feedbacks para ajudar no progresso.
Os relatórios não precisam ser longos e detalhados, afinal, se for assim, o funcionário passará horas produzindo-os — em vez de ocupar-se das atividades mais importantes.
Um documento objetivo e direto já é o suficiente para conferir o seu desempenho e também ver se a empresa ou os funcionários internos podem ajudar de alguma maneira.
3. Acompanhe o deslocamento
Existem diversos aplicativos de localização que podem monitorar o deslocamento do seu funcionário. Eles acompanham em tempo real onde o funcionário está, por quanto tempo ficou parado em determinado local e muito mais.
Assim, com o monitoramento do itinerário (considerando as imprevisibilidades do trânsito), os gestores podem analisar se o funcionário externo está na rota de clientes ou se parou para resolver algum assunto pessoal.
4. Defina metas atingíveis
Um dos critérios que costumam desmotivar a equipe e promover o turnover são as metas inatingíveis. Ou seja: o funcionário trabalha, trabalha e trabalha mais um pouco, no entanto, jamais consegue chegar perto do objetivo.
Por isso, um dos segredos é ter um bom planejamento estratégico para avaliar as vendas e definir metas atingíveis, sempre considerando os períodos sazonais.
As metas são importantes para controlar a produtividade dos funcionários externos e servem de motivação para que continuem vendendo. Por isso, mais uma vez, invista na tecnologia para ter um bom software que acompanha e determina as metas mensais do funcionário.
5. Realize diversas reuniões
É fundamental realizar diversas reuniões com os seus funcionários para verificar se eles estão comprometidos com o seu trabalho e também para alinhar pontos importantes. Veja as nossas dicas!
Reuniões presenciais
Por mais que os colaboradores trabalhem externamente, é essencial fazer com que eles vão até a empresa para conversar com a sua equipe. Por isso, as reuniões são essenciais para ele apresentar as suas dificuldades, falar sobre as metas e também sobre as suas conquistas.
Portanto, agende pelo menos uma reunião presencial para que haja a troca de informações importantes para o bom desempenho do trabalho. Afinal, a sua equipe precisa estar unida e trabalhar de forma conjunta, mesmo quando você tem funcionários externos.
Reuniões on-line
As reuniões on-line são muito mais fáceis de fazer quando o funcionário trabalha externamente. Por isso, invista em encontros periódicos por videoconferência. Para tanto, utilize aplicativos como Skype, Hangouts ou Google Meet.
6. Dê feedbacks
Os funcionários externos também precisam de feedbacks constantes: é necessário apresentar os seus pontos fortes e também tudo aquilo que precisa ser melhorado.
Então, é fundamental ter indicadores de desempenho, para que os gestores conversem com os funcionários externos para apresentar esses dados e conferir como a empresa pode ajudar a aumentar as vendas.
Essa troca de informações é essencial para a empresa ter a certeza de que o funcionário tem todas as ferramentas de que necessita para realizar o seu trabalho e também para estabelecer uma comunicação de mão dupla.
7. Saiba fazer um bom controle de ponto
Uma das maiores dificuldades das empresas é ter um bom controle de ponto para as equipes externas. Quando o funcionário trabalha na empresa, tudo é muito fácil: basta passar o seu cartão ou biometria em um aparelho e pronto!
Já quando o funcionário não tem que realizar esse deslocamento para executar seu trabalho, é muito importante investir em um ponto mobile (em vez das tradicionais planilhas no Excel). Esses aplicativos permitem fazer o controle dos horários do funcionário de forma remota.
As ferramentas permitem, também, acompanhar toda a jornada de trabalho, horas extras, faltas, atrasos e muito mais. Para o funcionário externo, também fica muito fácil: basta conectar-se ao aplicativo e registrar os seus horários e intervalos.
Ah! E você não precisa se preocupar: a tecnologia disponibiliza a localização do funcionário no momento do registro do ponto (mesmo que ele não tenha acesso à internet). Assim, fica mais fácil controlar se ele está falando (ou não) a verdade!
Além disso, os aplicativos móveis modernos bloqueiam a falsa localização de GPS e também a alteração dos horários do sistema. Portanto, são totalmente seguros e confiáveis.
Fazer uma boa gestão de funcionários externos na empresa é fundamental para garantir a lucratividade dos negócios. Afinal, sabemos que monitorar o seu desempenho é uma tarefa complexa, se ele não está presente na empresa de maneira integral. Por isso, é importante sempre investir em bons recursos tecnológicos (principalmente as soluções móveis) para ajudar a otimizar o tempo da equipe e garantir os melhores resultados.
Neste post, você aprendeu algumas dicas para fazer a gestão de funcionários externos na sua empresa. Gostou do nosso conteúdo? Então, temos a certeza de que você vai se interessar também por saber mais sobre as principais vantagens do controle de acesso. Boa leitura!
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